雅安市交通运输局档案整理及数字化询价函
各供应商：
雅安市交通运输局因工作需要，对档案数字化加工进行询价采购，欢迎合格的供应商参加竞价。
一、工作内容
1、1980年至2006年财务会计档案的整理、添加目录、全文扫描（包括拆卷、装订）、图片处理、挂接使用、光盘备份等，使纸质档案和数字化均符合市档案馆进馆标准。约350盒，每盒约200页。
2、每年各类档案的规范整理、编制检索目录等工作。
二、完成时间
档案数字化于2022年6月底之前完成。当年档案整理于次年6月前完成。
三、保密与安全要求
1、供应方必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；
2、档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属采购方，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；
3、供应方工作人员不得以任何
4、参与项目实施的人员不得有违法犯罪的记录。
5、供应方在工作期间必须遵循采购方的相关保密制度。在工作中必须与采购方做好档案的安全交接，并有记录；作息时间与采购方工作人员基本一致。
6、根据国家档案局的要求，供应方原则上应具备档案扫描
四、工作要求及标准
（一）档案数字化
1、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。
2、严格遵守并达到国家标准雅安市档案馆进馆要求。国家标准为《中华人民
3、保证档案扫描图像与原件一致，整洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。
4、档案扫描完成后，须要与馆藏现有的计算机目录数据进行一一对应。以前漏输的要补录；没目录的要编目、录入；错误条目要修改。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入档案馆现有档案数据库中。
5、档案扫描完成后，要进行认真细致的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。个别原来没有卷内目录的卷，要把补录的目录打印出来归入卷宗。
6、工作人员在供应方有一年以上工作经历，要有很高的纪律性和自觉性，遵守保密规定；中途不得随意更换工作人员，如需更换应征得采购方同意（特殊情况除外）。
7、参与项目实施的人员不得把不属本项目的资料带进工作场所进行操作，要安排专业人员进行设备维护，数字化加工过程中的耗材由供应方提供。档案馆提供工作场所及水电，食宿由供应方自行解决。
（二）档案整理
1、规范整理
所有档案整理都一律按以下的步骤实施：档案移交→分类组卷→去钉编号→卷封皮→缝线装订→打页码→系统录入→入库上架→上架位置→核查→归档入库。
去钉取齐，去掉一切金属物件。对破损的材料要进行裱糊与除污。对小于16开标准公文纸的材料或纸质太薄的材料加衬裱糊，对大于A4规格的纸张按A4纸规格折叠，超过A3规格的图纸按A4图幅折叠整齐。
整理过程中对于原已规范装订的书本式文件，如合同、公证书等有火漆印的材料等，不能分拆。书本式文件若主体是原件，则其中附带的复制件资料都当作原件。具体方法如下：
（1）对档案文件进行平整、去线、裱补、盖章标注等整理工作；
（2）整理时发现的操作人员无法处理的放错案袋的资料，提交档案室人员处理；
（3）旧案袋的中所有作废资料标记上档案号，集中提交档案室人员处理。
所有档案应依据国家、省、市及本中心有关整理规范排列要求，对材料形成的先后或重要程度顺序排列归档。
2、质量要求
归档
档案必须齐全、完整、内容真实，组卷层次分明，内容须保持有机联系，符合形成规律的要求。档案要分类科学，组卷合理，编目齐全，案卷标题确切，装订
装订
档案装订要求装订要结实、齐整（右边、下边对齐）、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
系统录入
供应商应固定系统录入技术人员，负责系统数据录入工作，项
档案归还、移交
档案归还人员与调卷人员身份保持连贯一致，做到“谁借档，谁换挡”的原则。对档案逐页清点，办理归还手续。
档案盒的质量要求
提供产品应符合雅安市档案馆标准，并具备防霉、防蛀、防潮、防变、褪色等特点。
3、档案整理(含目录著录)应符合以下标准
《中华人民
《中华人民
《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)
《计算机病毒防治管理办法》(中华人民
《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)
《中华人民
《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)
《会计档案管理办法》
DAT 39-2008 会计档案案卷格式
DAT 69-2018 纸质归档文件装订规范
DAT 22-2015 归档文件整理规则
《3.GB／T+11822-2008+科技技术档案案卷构成的一般要求
《重大建设项目档案验收办法》
《四川省城乡建设档案管理规定》
《四川省重大建设项目档案管理办法新》
《关于转发<四川省档案局关于做好档案“双套制”移交和接收工作有关事项的通知>的通知》(雅档发〔2019〕11号)
GB／T+11821-2002+照片档案管理规范
DAT 50-2014 数码照片归档与管理规范
DAT 50-2014 数码照片归档与管理规范
DAT 54-2014 照片类电子档案元数据方案
五、设备与技术要求
1、扫描设备
供应方自带高速扫描仪，可使用甲方提供的电脑，若甲方电脑无法达到使用要求，也可自带电脑。
2、扫描质量
（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。偏斜不宜超过3度，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。
（2）由于操作不当，造成扫描文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。
（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。
（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
六、数据验收
1、数据抽检
（1）以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
（2）一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。
2、验收指标
目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。
（1）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。
（2）扫描图像：漏扫率≤0.2‰。
（3）图像质量：图像质量情况完好率99%。
（4）格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。
（5）目录核对、完善：以案卷为单位，关键字段（题名、文号、责任者、日期、保管期限、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。
（6）条目与图像挂接：挂接正确率100%
（7）档案原始材料：100%不缺失。
（8）应做好计算机的防病毒工作，确保移交的数据无病毒。
3、验收审核
供应商完成档案整理、数字化后，符合雅安市档案馆进馆要求，并将著录条目和全文数据移交市交通局。如因不符合进馆标准被市档案馆退回，应重新进行加工。
七、数据备份
1、备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。
2、备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。
3、备份数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
4、备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
八、报价文件组成
1、企业营业执照复印件、组织机构代码证复印件和法定代表人证明书
2、本人有效身份证明、企业法人授权委托书（法人代表前来投标的可不提交）
3、谈判响应报价表
4、项目联系人、电话、地址等联系方式信息
九、综合说明
1、档案整理和档案数字化分开报价。可按照档案从原始材料到装盒进馆过程中每一步骤单项报价，如：文书档案整理XX元/件，数字化XX元/页；也可按照包进馆打包价进行报价，最后按照实际结算。
2、本次询价在符合以上服务要求的基础上，根据供应方报价，综合评价后研究确定。
3、请供应商于2022年5月10日12：00时前按《报价文件组成》要求编制报价文件 壹 份，装订成册，送到雅安市交通运输局603办公室，过时未送达报价文件的，为无效报价。
4、各供应商在报价文件中所提供的资料均应是真实的，若有虚假，由其自行承担一切后果。
5、各供应商
雅安市交通运输局
2022年5月5日